【第4回】複数の請求書をまとめて作成しよう

前回までのおさらい

ここまでで、Power Automate Desktop（PAD）を使い、

  1. Excelから請求データを読み込み
  2. Excelテンプレートに差し込み
  3. 請求書（Excel）をPDFに変換して保存

というの請求書自動作成とPDF変換処理を構築してきました。

今回のゴール

今回は、すべての顧客分の請求書を一括処理できるようにします！

  • Excelの全行を対象にループ処理を行う
  • 顧客ごとにExcelテンプレートへ差し込み
  • PDFに変換して保存
  • 自動的に複数請求書がまとめて生成される

処理フローの全体像

Excel読み込み
　↓
For each 行 in 請求データ
　↓
　テンプレート読み込み
　↓
　文字列置換（顧客名／請求番号／金額）
　↓
　Excelファイルとして保存
　↓
　Excelを閉じる
　↓
　PDFファイルを作成
　
（繰り返し）

PADでの構築手順

※ ２回目のフローをベースに、３回目のアクションを追加して修正します。

⓪事前準備

２回目のフローの変数を変更します。

４回目の作業フォルダを作成して、２回目で利用していた「販売管理シート.xlsx」「請求書テンプレート.xlsx」を、今回の作業フォルダにコピーします。
また、請求書の作成ができているかを確認するために、「Excel請求書フォルダ」と「PDF請求書フォルダ」を作成しておきます。

▶ 作業フォルダ

作業フォルダを作成します。

C:\作業フォルダ\004_請求書作成

▶ Excel請求書フォルダ

請求書テンプレート.xlsxに、請求情報を差し込みしたExcelファイルを保存するためのフォルダです。

C:\作業フォルダ\004_請求書作成¥Excel請求書フォルダ

▶ PDF請求書フォルダ

Excelの請求書ファイルをPDFに変換して保存するためのフォルダです。

C:\作業フォルダ\004_請求書作成¥PDF請求書フォルダ

▶ ファイルの配置

作業フォルダに、２回目で利用していた「販売管理シート.xlsx」「請求書テンプレート.xlsx」をコピーして配置します。

C:\作業フォルダ\004_請求書作成
　　　　　　　　　　　　　　└販売管理シート.xlsx
　　　　　　　　　　　　　　└請求書テンプレート.xlsx

① データ読み込み（再掲）

  • Excel の起動
  • Excel ワークブックを開く
  • Excel ワークシートからデータを読み取る
    　→ 変数名：ExcelData

② For eachで全行処理（再掲）

  • アクション：For each
  • コレクション：ExcelData
  • 現在の項目：CurrentItem

この中に、以下の処理を入れていきます。

③ テンプレート読み込みと置換（再掲）

以下の3つの置換を順に設定します：

  1. <<顧客名>> → %CurrentItem[0]%
  2. <<請求番号>> → %CurrentItem[1]%
  3. <<金額>> → %CurrentItem[2]%

以下のアクションを上記パターン分設定する。

  • アクション：Excelワークシート内のセルを検索して置換する
  • Excelインスタンス：%ExcelInstance2%
  • 検索モード：検索して置換
  • 検索するテキスト：<<顧客名>>
  • 置換するテキスト：%CurrentItem[0]%

④ Excelファイルとして保存

  • アクション：Excelを閉じる
  • Excelを閉じる前：名前を付けてドキュメントを保存
  • ドキュメント形式：既定
  • ドキュメントパス：例）C:\作業フォルダ\004_請求書作成\Excel請求書フォルダ¥%CurrentItem[1]%_%CurrentItem[0]%_請求書.xlsx

⑤ PDF形式で保存（詳細は３回目を参照）

▶ 変数設定

  • Excel請求書ファイル：
    　C:\作業フォルダ\004_請求書作成\Excel請求書フォルダ¥%CurrentItem[1]%_%CurrentItem[0]%_請求書.xlsx
  • PDF請求書ファイル：
    　C:\作業フォルダ\004_請求書作成\PDF請求書フォルダ¥%CurrentItem[1]%_%CurrentItem[0]%_請求書.pdf

▶ ファイルが存在する場合

  • ファイルが次の場合：存在する
  • ファイルパス：PDF請求書ファイル

▶ （ファイルが存在する場合）ファイルの削除

  • 削除するファイル：PDF請求書ファイル

▶ 既定のプリンターを変更

プリンター名：Microsoft Print to PDF

▶ ドキュメントの印刷

  • 印刷するドキュメント：Excel請求書ファイル

▶ キーの送信

  • キーの送信先：フォアグラウンドウィンドウ
  • 送信するテキスト：PDF請求書ファイル

▶ キーの送信

  • キーの送信先：フォアグラウンドウィンドウ
  • 送信するテキスト：Enter
    ※特殊キーの挿入＞その他＞Return　を選択

▶ 全体フロー

▶ 実行してみよう

保存してフローを実行すると、Excel内のすべての行について請求書が自動生成され、PDFファイルとして保存されます。

出力例：

  • C:\作業フォルダ\004_請求書作成\PDF請求書フォルダ¥INV-001_田中商事_請求書.pdf
  • C:\作業フォルダ\004_請求書作成\PDF請求書フォルダ¥INV-002_鈴木製作所_請求書.pdf
  • …

まとめ

今回のポイント：

  • PADでの繰り返し処理（For each）を活用
  • Excelの全行を対象にPDFの処理を自動実行
  • 「手作業ゼロ」で全顧客分の請求書が作れる！

次回予告

第5回：保存先フォルダを顧客名や日付で自動作成・整理しよう！

次回は、請求書PDFを「顧客名」や「年月別」のフォルダに自動で分類・保存する方法を紹介します。

お楽しみに！

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